Chọn phong cách phù hợp
Ảnh nền trơn gọn, còn ảnh tại nơi làm việc cho thấy bối cảnh. Doanh nghiệp nên chọn một hướng chính hoặc quy định cách kết hợp để các trang không bị lẫn phong cách.
Đặt lịch theo nhóm nhỏ
Sắp xếp người chụp theo phòng ban và có danh sách tên, chức danh. Một đầu mối kiểm tra chính tả giúp tránh sai thông tin khi cập nhật website.
Quản lý quyền sử dụng
Thông báo rõ ảnh sẽ xuất hiện ở đâu và thời gian sử dụng. Cần có quy trình riêng cho trường hợp nhân sự không đồng ý hoặc yêu cầu cập nhật ảnh.
Checklist nhanh
- Xác định mục tiêu và người chịu trách nhiệm duyệt nội dung.
- Chuẩn bị địa điểm, tư liệu và quyền sử dụng cần thiết trước ngày thực hiện.
- Kiểm tra đầu ra trên đúng thiết bị hoặc kênh dự kiến trước khi công bố.
Checklist thực hiện và nghiệm thu
Lập lịch theo nhóm nhân sự, phòng ban và địa điểm để hạn chế thời gian chờ. Trước buổi chụp, thống nhất nền, ánh sáng, trang phục gợi ý và cách đặt tên file. Gửi lịch theo khung giờ để mỗi người biết lượt của mình; có một đầu mối hỗ trợ điều phối giúp bộ ảnh không bị lệch quy trình.
Chuẩn bị tệp và thông tin bàn giao
Chọn trước ảnh đại diện, ảnh ngang cho trang giới thiệu và ảnh dọc nếu dùng hồ sơ cá nhân. Khi duyệt, kiểm tra tên, chức danh và phòng ban theo danh sách mới nhất. Chỉ công bố những hình ảnh đã được người xuất hiện đồng ý sử dụng; nếu nhân sự thay đổi, cần có cách cập nhật để website không giữ hồ sơ lỗi thời.